بهترین راه برای شروع یک پروژه دریافت تاییدیه منشور پروژه میباشد؛
چگونه منشور پروژه تهیه می‌شود؟
منشور پروژه سندیست که هدف پروژه، شیوه‌ای که پروژه ساخته خواهد شد و چگونه به صورت موفق اجرا خواهد گردید را طرح ریزی می‌نماید. بصورت کلی می‌بایست 5 بخش اصلی در منشور پروژه ارائه شود.
بخش شماره 1: خلاصه مدیریتی
خلاصه مدیریتی اولین بخش پس از فهرست مندرجات میباشد. هدف از این قسمت خلاصه نمودن بخش‌های دیگر سند بوسیله فراهم کردن اطلاعاتی از سطوح بالایی پروژه میباشد. این بخش شامل خلاصه‌ای از تعریف پروژه، پلان، ریسک‌ها، مسائل و هر فرضیه یا قیدی که بر پروژه اثر داشته باشد، میباشد.
چطور می‌بایست منشور پروژه تهیه شود؟ خود را در حال صحبت با رئیس شرکت خود تصور نمائید. شما بصورت مستقیم به سراغ نکات اصلی و مهم خواهید رفت و برای ایشان این نقاط را روشن می‌نمائید این درست مشابه زمانیست که خلاصه مدیریتی را می‌نویسید. همانند زمانیکه برای رئیس خود می‌نویسید، بنویسید و آن را مختصر و دارای نکات مهم نگاه دارید.
چه زمانی می‌بایست خلاصه مدیریتی را تهیه نمود؟ اگرچه این بخش اول سند میباشد، اما منطق حکم می‌کند که آنرا بعد از تکمیل تمامی بخش‌ها بنویسید. این مسئله شما را قادر می‌سازد تا تمامی آنچه در بخش‌های دیگر نوشتید یکپارچه نمائید.
بخش شماره 2: تعریف پروژه (چه کاری می‌خواهیم انجام بدهیم؟)
تعریف پروژه این اجازه را می‌دهد که آنچه را در بخش خلاصه مدیریتی آمده است با قدری جزئیات بیشتر طرح ریزی گردد. با این حال می‌بایست هنوز در سطوح نسبتا بالا نگاه داشته شود. این جاییست که شما آن چیزی که درباره پروژه میباشد، می‌گوئید. بخش‌ها و سوالات استانداردی که می‌بایست در این بخش پاسخ داده شوند شامل؛
• دید پروژه: تصویری که پروژه برای انجام آن پایه گذاری شده است چه چیزی میباشد؟
• اهداف پروژه: اهداف اقتصادی و تکنولوژیکی پروژه که به منظور اجرای دید پروژه برآورده خواهند شد، چه هستند؟
• محدوده پروژه: وسعت پروژه تا کجا خواهد بود؟ آیا تنها محدود به اجرای فن‌آوری جدیدی میباشد و یا اینکه شامل پروسه‌ها و کاربردهای جدید میباشد؟
• تحویل دادنی‌های پروژه: نتایج قابل لمس پروژه که جهت تحقق محدوده، اهداف و دید پروژه می‌بایست برآورده شوند چه خواهند بود؟
تعریف پروژه بوسیله پاسخ به سوالات بالا، ساختار منطقی شکست پروژه و اینکه چگونه پروژه تصویر بزرگی را که نیاز است اجرا گردد، برآورده می‌نماید را بیان می‌کند.
بخش شماره 3: سازمان پروژه (چه کسی آن را انجام می‌دهد؟)
سومین بخش از منشور پروژه طرح ریزی می‌نماید که جه کسانی در پروژه درگیر هستند و نقش‌های و مسئولیت‌های آن‌ها چیست. اختصاص زمان در هنگام جمع‌آوری منشور پروژه بر روی این بخش بسیار مهم میباشد.
نخست، شما نیاز دارید تا گروه‌های مشتری که از نتیجه پروژه استفاده خواهند کرد را مشخص نمایید که می‌توانند مشتری‌های داخلی یا خارجی باشند. نیاز به وارد کردن نام تمامی مشتری‌ها نمی‌باشد، بلکه طبقه‌بندی بوسیله گروه‌بندی مشتری‌ها و قرار دادن یک نماینده برای هر گروه که می‌تواند سخنگوی آن گروه باشد مناسب است.
سپس شناسایی سایر ذینفع‌ها که علاقه‌مند به موفقیت پروژه هستند اما ممکن است لزوما استفاده کننده نهایی نباشند. این ذینفع‌ها می‌توانند شامل روسای شرکت از سازمان‌های چندگانه و هماهنگ‌کننده‌های خارجی، که به موازات سایرین علاقه‌مند به چگونگی پیشرفت پروژه هستند، باشند. یادداشت مختصری را نیز مجاور نام گروه‌ها جهت مشخص کردن اینکه در چه جهتی به پروژه علاقه‌مند هستند اضافه نمایید.
نهایتا، نقش‌هایی که جهت اجرای پروژه مورد نیاز هستند را مشخص نمایید. مثال‌ها شامل اسپانسر، مدیر، و اعضای تیم می‌باشند. با استفاده از ماتریس اختیار به طور مشخص طرح ریزی نمایید آن‌ها چه چیزی می‌توانند انجام دهند و چه چیزی نمی‌توانند. این مسئله در آینده، هنگامیکه سوالاتی مانند چه کسی می‌تواند درخواست تغییر نماید و یا چه کسی افزایش بودجه را تایید می‌نماید، سودمند میباشد.
بخش شماره 4: برنامه پروژه (چطور اجرا خواهد شد؟)
این بخش، یکه دیگر از بخش‌های مهم در سند منشور پروژه میباشد که چگونگی پیاده سازی کلی پروژه را بیان می‌نماید. مولفه‌های این بخش شامل برنامه کلی، مایلستون‌ها، وابستگی‌ها، منابع، برنامه مالی و کیفی میباشد.
برای سندی که قرار است در سطوح بالا قرار داشته باشد و ادراک کلی فراهم نماید این موارد زیاد به نظر می‌آید. شما می‌توانید این موارد در حد برآورده کردن نیازهای خود بکار بگیرید. یک قانون کلی مناسب این است که هر بخش شامل اطلاعاتی باشد که در زمان تهیه منشور پروژه داشته‌اید. همچنین شما می‌توانید بیان کنید که اینها تنها تخمین بودجه و برنامه میباشد. برنامه اصلاح شده و دقیق پروژه در فاز برنامه ریزی پروژه توسعه خواهد یافت.
بخش شماره 5: ملاحظات پروژه (چه چیزی می‌تواند درست پیش نرود؟)
همه بر این فرض می‌باشند که پروژه آن‌ها بدون هیچ مشکلی پیش خواهد رفت. با اینحال، نیاز بسیار زیادی میباشد که این مسئله بطور واقعی کنترل شود که چه مواردی می‌توانند درست پیش نروند. این مسئله‌ای است که این بخش درباره آن خواهد بود. جهت شناسایی هر گونه ریسکی که می‌تواند اثر منفی بر پروژه داشته باشد، احتمال رخ دادن آن ریسک، اثر آن بر پروژه و آنچه باید انجام شود تا احتمال اتفاق ریسک کاهش یابد، زمان کافی اختصاص دهید. همچنین هر گونه مسئله، فرضیه یا قیدهایی که می‌تواند باعث کمک به موفقیت پروژه یا ایجاد خلل در آن باشد را در این بخش بیان نمایید.
هنگامیکه شما سند منشور پروژه را تهیه نمودید و آنرا به امضای حامی پروژه رساندید، چراغ سبز جهت حرکت رو به جلو را خواهید داشت.
ترجمه توسط آقای مهندس میلاد نبئی – مدیر پروژه |