یکی از کارهای هر مدیر پروژه مستندسازی مناسب است. با این کار مدیر پروژه به یک مخزن اطلاعات و حافظه تاریخی دانش پروژه تبدیل خواهد شد. اما حجم زیادی از اسناد پروژه باید نگهداری شود. کدام یک از این اسناد از بقیه مهم تر است؟

5 سند مهم پروژه

- منشور پروژه

منشور پروژه می تواند به عنوان یک چراغ سبز جهت حرکت رو به جلوی پروژه در نظر گرفته شود. فعالیت های پروژه می توانند به محض اینکه منشور پروژه تهیه و تأیید گردید آغاز شوند. هدف این سند مشخص کردن دلایل و اهداف انجام پروژه، مواردی که در محدوده و یا خارج از محدوده هستند و مهم تر از همه بودجه پروژه و افرادی که اختیار هزینه کردن این منابع را دارند است.
منشور پروژه همچنین نقش یک نیروی ثبات دهنده را نیز بازی می کند. ممکن است تیم پروژه به این فکر باشد که بخش هایی از پروژه را نیمه کاره رها کرده و یا بخش هایی را حذف کند. این افکار و نظرات موجب ایجاد خزش محدوده بر اساس نظرات شخصی افراد می گردد. منشور پروژه می تواند به عنوان یک نقطه مرجع برای هدف اصلی پروژه باشد تا پروژه قربانی خزش محدوده نگردد.

- برنامه زمانبندی پروژه

برنامه زمانبندی پروژه سند مهم بعدی برای اجرای بهینه پروژه است. تعریف اصلی پروژه (یک تلاش موقت با یک شروع و پایان مشخص که برای رسیدن به اهداف یکه انجام می شود) درباره اهمیت برنامه زمانبندی صحبت می کند. برنامه زمانبندی زمان شروع و پایان پروژه را مشخص کرده و پروژه را به فازها و سپس فعالیت ها می شکند. به هر فعالیت زمان، منبع و وابستگی نسبت به فعالیت های دیگر تخصیص داده می شود. سپس این سند به عنوان خط مبنای مقایسه پیشرفت واقعی و برنامه ای مد نظر قرار می گیرد.

- گزارش وضعیت

بسیار مهم است که همه افراد از وضعیت پیشرفت فعالیت های پروژه آگاه باشند. بهترین راه برای این کار توزیع گزارش وضعیت پروژه است. یک گزارش وضعیت باید شامل جواب سوال های زیر باشد:
• پس از گزارش قبلی چه فعالیت هایی در پروژه به اتمام رسیده اند؟
• پس از این چه فعالیت هایی باید انجام شوند؟
• چه فعالیت هایی در انتظار به اتمام رسیدن هستند؟
• آیا پروژه به مورد خاصی نیاز دارد که درباره آن بحث شود؟
یک گزارش وضعیت پروژه نباید پیچیده بوده و باید به سادگی قابل فهم باشد. بهتر است که در گزارش از رنگ های معنی دار استفاده شود تا در یک نگاه اطلاعات اصلی را به خواننده منتقل کند. اگر یک مدیر اجرایی وضعیت بخشی از پروژه را سبز ببیند به آن زیاد فکر نخواهد کرد و وقت و انرژی خود را صرف بخش هایی از پروژه خواهد کرد که در گزارش دارای رنگ زرد یا قرمز هستند.

- فهرست ریسک ها

وظیفه شما به عنوان مدیر پروژه به اتمام رساندن پروژه است. اما همیشه نیروهایی در کار است که شما را از اتمام کار بازمی دارد. این نیروها به عنوان ریسک شناخته می شوند. این ریسک ها می تواند از بیمار شدن یک نیرو گرفته تا عدم ادامه همکاری یکی از تأمین کنندگان گسترده باشد.
شما باید این ریسک ها را به صورت نظم یافته جمع آوری کرده و از تبدیل شدن آنها به مشکلات بزرگ جلوگیری کنید. این ریسک ها را در فرم های ثبت ریسک بنویسید و بر اساس احتمال وقوع و تأثیر آنها بر پروژه دسته بندی کنید. سپس برای هر ریسک استراتژی پاسخ تدوین کرده تا حتی الامکان از وقوع آن جلوگیری کنید.

- برنامه ارتباطات

آخرین سندی که هر پروژه باید داشته باشد برنامه ارتباطات است. کارهای زیادی در طول اجرای پروژه انجام می شود و این بسیار سخت است که به یاد داشته باشید چه کسی از چه چیزی باید اطلاع داشته باشد و چه زمانی به اطلاعات نیاز دارد. یک برنامه ارتباطات فکر شده عدم هماهنگی ها را به حداقل رسانده و همه افراد را در سطح آگاهی مورد نظر نگه می دارد.